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小指尖舞出大数据

——记集团公司财务共享服务中心之五载春秋

作者:韦芳 许娇 温棋   时间:2018-12-07   浏览次数:  【字体:

五年前的金秋十月,集团公司“财务共享服务中心”全面上线,这是中国铁建股份公司首家正式上线运行的财务共享平台。五年多来,从一家工程公司试点到目前的全局上线,取得众多硕果,实现了多项第一:国内第一家成立全国性共享中心的建筑企业;第一家使用国产数据库改造财务系统的大型企业;第一家全面实施增值税管理系统的建筑企业;国内第一个云技术化的财务信息系统……

自成立以来,财务共享服务中心逐步完善组织体系、管理体系和业务体系,实现服务型财务向管理型财务,核算型财务向价值创造型财务转型升级,不断提升企业管理水平,形成了共享理念的“双赢”局面。

每天,与全集团财务往来的1700多个核算单位的财务数据通过云平台,穿越全世界,飞越全中国,汇集到山西省太原市晋阳街建筑科技大厦内的财务共享服务中心,通过工作人员的指尖,变成一组组大数据,为企业经营决策提供管理支持。

日均单据处理量2700笔

一进入12月,年关的准备工作就陆续开始了,每天的工作量和业务量在不断攀升。财务共享服务中心有80个工作人员,日均单据处理量2700笔。从财务共享中心成立之初就在业务三科工作的董海霞说:“真是恨不得多长出两只手来用。”

在财务共享服务中心,每个人都在争分夺秒。他们的电脑都是双屏齐开,同时工作,左边审核单据,右边稽核影像。从提取单据到查看内容,再到查看影像附件、核对金额、预览生成凭证、审核成功,复核成功,业务审核科的女职工们对每一笔单据都一丝不苟。

“审核单据要保质保量,且要做到每天清池。”业务一科组长白佳丽在晨会中强调到。为了保证清池,不让当天入池的单据业务积压,女同志们甚至都不敢多喝水。有几个怀孕的准妈妈,为了及时审核单据,连上厕所的时间都是小跑着。业务二科的副组长王晓晓,下个月就是预产期了,但她忙碌起来不知不觉就坐了好几个小时,常常是影响到血液循环,脚都肿胀着。还有几个已经成为母亲的女职工都是工作到临产才离开岗位。由于财务共享服务中心大部分都是年轻育龄女同志,所以,为了不影响工作,她们私下里讨论要排队怀孕,错开产假时间。

如果说业务审核科是对业务合规性的审核,那么咨询服务科、资金科和档案科、账务科的女职工们,则是对资料完整性、归属感的体现。她们练就了一双双敏锐的眼睛,为企业的每一笔盈亏把握好来龙去脉。就这样,每一天,一笔笔单据经过提单审批­——入池——共享提单——共享审单——共享制单——资金支付——归档,完成了完美的蜕变。

暗夜沉静,共享中心办公室内却常常回荡着键盘密集的敲击声,紧张繁忙的屏幕前,各类数据飞速跳跃。“哒哒哒哒……”指尖敲击键盘的声音像一个个快乐的音符,汇聚成了财务共享服务中心独特的乐章。

多途径提升服务质量

春来秋往,几经寒暑,财务共享服务中心已建立起一套标准化管理制度,并逐步完善了系统运作,多途径提升服务质量及运营效果。

现在,审批可以随时随地。不仅能用电脑,还可以用手机、平板等一切可使用网络的工具完成,实现了一线领导利用碎片时间审批。

财务共享中心还通过钉钉、微信、QQ、电话等多种联络方式,为各项目提供咨询与服务。虽然不用面对面,但他们依然遵循着“让声音微笑、用心灵沟通”的服务宗旨。咨询服务科张美娟说:“声音也是带表情的,虽然见不着面,但对方从你的声音也能感受到你的微笑。”

考虑到施工现场的工作人员无周末及节假日的作业特点,为及时解决他们在审单过程中出现的各种问题,财务共享服务中心建立了周末、节假日值班及季度末值班制度,保证随时都可咨询。

财务共享服务中心引用自动化和智能化,筹备建设了银企/财企直连、机器人对账、智能报账、与铁建商城对接等。机器人银企对账通过银行交易流水的自动获取,企业账与银行账的自动核对,余额调节表的自动生成,实现银企对账日清月结,目前已在中心管理的13个银行账户进行试点。今后,还要引入智能分析机器人、智能客服机器人、智能记账机器人等等。未来,更值期待。

大数据提供决策支持

建立财务共享服务中心的根本目标,就是落实内部管控,提升企业管理。

财务共享服务中心副主任郭宇柱介绍道:“共享平台试点建立的项目财务分析简报体系,可以对项目全过程进行经济管理分析,并通过微信实时自动推送,为企业经营决策提供管理支持,这是共享平台大数据的优势。”

为满足经济活动分析需求,将重点搭建管理驾驶舱。从经营概况、资金管理、风险预警、客商分析、成本分析、共享运营等主题入手,以灵活的形式提供丰富直观的指标体系,选取关键性指标,横向贯穿各业务部门,纵向穿透各管理层级。

共享平台还可以对经济运行中的风险事项进行预警通报。对于审计中发现的问题,诸如违规使用备用金、违反八项规定等敏感字段等,利用共享平台进行刚性控制,违反规定自动驳回,推进了风险防范长效机制的建立。

五年春华秋实,五载砥砺奋进。财务共享服务中心通过不断的探索发展,取得了一系列的成绩:集团财务连续五年荣获股份公司“财务信息化先进单位”;课题《财务共享服务在建筑企业的应用研究》成果经过专家评审达到“国际领先水平”;参加山西省第六届会计信息化暨管理会计应用竞赛获得“优秀组织奖”,共享云服务平台入选第十四届工程建设行业信息化高峰论坛“经典案例”库等。


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